Studenten adviseren de overheid.

Fontys TB-Studenten uitgenodigd op het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Als afronding van het vak Personeelsmanagement moeten studenten van de hbo-opleiding Technische Bedrijfskunde een Sociaal Jaarverslag beoordelen van een Nederlandse onderneming. Twee Associate Degree studenten hebben daarbij gekozen voor het Jaarverslag uit 2013 van het Ministerie van BuZa.  Beide heren zijn zelf werkzaam bij een  Ministerie, dat ook een internationale context heeft.  Zij vonden het daarom extra uitdagend om juist een ander ministerie te nemen ter vergelijking. 
Het Jaarverslag is digitaal goed te vinden op Internet en is zeer uitgebreid. Na het doornemen van het verslag moesten ze daarover een opdracht of taak maken waarin alle HR-instrumenten besproken worden, uitmondend in een sterkte/zwakte analyse en vooral ook verbetervoorstellen of aanbevelingen doen. 
Interessant daarbij is of de organisatie  een meer reactieve of juist een pro-actieve visie op HRM-gebied  hanteert?  Heeft men concrete doelstellingen geformuleerd zoals voor het terugdringen van het  ziekteverzuim , het verloop, de werknemerstevredenheid en het onderwerp  integriteit?  Heeft men een uitgesproken diversiteitsbeleid en evenwichtige personeelssamenstelling?

Boy Sijberts en Rob Hendriks voor het gebouw van het Ministerie van BuZa in Den Haag.

Het eindrapport van de twee studenten leverde een goede beoordeling  op vanuit Fontys Hogeschool en is daarom opgestuurd naar het ministerie ter informatie.  Niet lang daarna kwam er een onverwachte maar positieve reactie van de verantwoordelijke medewerker  mr. P. Keij, die een aantal suggesties zeker meeneemt voor de volgende rapportage. Daarnaast werden de studenten uitgenodigd voor een gesprek en rondleiding op het ministerie. Een prachtige kans om in de hectische “keuken” van BuZa te gaan kijken. 
Dit departement heeft de  huidige regeringsperiode veel wijzigingen in het beleid over zich heen gekregen van bezuinigingen en reorganisaties.  Buitenlandse handel heeft meer prioriteit gekregen dan ontwikkelingssamenwerking. Het aantal  ambassades en diplomatieke posten is flink ingekrompen en zijn alleen nog gevestigd in landen en regio’s die economisch heel interessant zijn.

                                                             Overleg in de werkkamer van mr. P.Key.

De uitnodiging kwam van jurist Keij, zelf Hoofd arbeidsvoorwaarden en rechtspositie en behorend tot de hoofddirectie P&O. Hij voert zelf de eindredactie en heeft uitgebreid uitgelegd hoe het hele proces verloopt voordat er een Sociaal Jaarverslag op tafel ligt of digitaal beschikbaar is. Verschillende afdelingen moeten daarbij informatie aanleveren en eventueel tekstblokken opstellen over de verschillende personeels-thema’s. De informatie moet vervolgens gecontroleerd worden en de stijl en opmaak eenduidig gemaakt, volgens de richtlijnen van het ministerie. Al met al een proces van schaven dat enige maanden duurt.  Bij BuZa ligt er daarom wel een gedegen en grondig verslag. 

Bij deze organisatie zijn een aantal HR-zaken goed opgepakt.  Zo zijn er 51% vrouwen en 49% mannen werkzaam en dat is een goede afspiegeling van de beroepsbevolking.  Ze hebben ook  een behoorlijk personeelsaandeel van andere etnische bevolkingsgroepen zoals bijna 8% niet-westerse  biculturele ambtenaren. Een kwart van het personeel heeft een jaarlijkse bonus gehad voor uitstekend functioneren.  Integriteitsbeleid heeft een hoge prioriteit gekregen en er wordt een procentuele verdeling gegeven van het personeel naar loonschalen.                  

 

Rob en Boy voor de wereldkaart met tijdzones op de begane grond.

Ontvangsthal en receptie van het Ministerie van BuZa

De studenten kregen aan het einde te horen dat hun adviezen meegenomen zullen gaan worden in de volgende uitgave van het Sociaal Jaarverslag , waar men nu volop mee bezig is en die waarschijnlijk eind april/begin mei gepubliceerd wordt. Vooral de opmerking om het personeelsbeleid en de HR- doelstellingen meer “SMART” (meetbaar en realistisch) te maken, werd goed opgepakt.  Bij onderwerpen als verzuim (minder dan 3%) en de m/v verhoudingen is dat relatief eenvoudig, bijvoorbeeld 30% vrouwen in topfuncties . Als het gaat om het integriteitsbeleid ligt dat veel complexer. Wat is een goede indicator daarvoor en waar leg je de meetlat? 
De studenten waren na afloop heel tevreden over de uitleg en vooral ook de open, lerende houding van de betreffende rijksambtenaar.